英語のビジネスメールで返事を催促しないといけないとき、どうやって書けば先方に失礼のない催促メールができるんだろう・・・
普段あまり英語でコミュニケーションを取ることがなかったり、はじめて英語のリマインドメールを送る方は、このようにお困りではないでしょうか。
この記事を読めば、相手に不快感を与えることなく英語のメールで催促ができるようになります。
これから紹介する催促に関するフレーズは、海外ビジネスに長年携わっている私も頻繁に使っているものです。
そのなかから、お好きなものやあなたのシチュエーションにあったものを選んでぜひ使ってみてください。
ビジネスシーンに最適な、失礼のない催促メールができますよ！
英語の催促メールを送るときに気を付けるべきこと
英語は日本語よりストレートな表現になりがちですので、催促メールを送るときには特に気を付けなければいけません。
ふさわしくない表現や文章を使ってしまうと、相手を不快な気持ちにさせてしまうかもしれないからです。
注意すべきポイントはいくつもありますが、最低限ここだけは守れば大丈夫という点をピックアップしました。
- 件名の先頭に ”Reminder:” もしくは ”Urgent:” を付け加える
- 相手になにを求めているか、明確に伝える
- 丁寧なフレーズを使って、先方に不快感を与えないようにする
メールの件名は、前に送ったものの先頭に ”Reminder:” などを付け加えましょう。まずはじめに目につく部分ですので、「これはリマインドメールだ」と認識されやすくなります。
つぎに、相手に求めるアクションを明確に・具体的に伝えましょう。簡潔に書ければベターです。メールを送る直前に、もう一度「このメールは、相手に求めるアクションがわかりやすく書いてあるか」を確認しましょう。
また、催促メールは命令形になりがちですので、Could you~? などの丁寧な表現を意識して使い、相手に気持ちよく対応してもらえるようにしましょう。
これらのポイントをふまえた上で、実際に使っていただきたいフレーズ・表現を紹介していきます。
返信など相手に行動を促すときの、やわらかい英語フレーズ
いざ英語で催促のメールを送ろうと思っても、どの表現を使えばいいのかは難しいですよね。
実際、リマインドとして使われる表現やフレーズはいくつもありますし、特に自信のない方は、調べれば調べるほど迷うってしまうこともあるかと思います。
しかし、そんな初心者の方や、普段あまり英語のメールを送る機会がないという人は、この3つだけ覚えておけばまず間違いありません。
- “It would be appreciated if you could give us your reply by Friday.” 「金曜日までにご返答をいただければ幸いです。」
- “Could you send me the updated file by August 24th?” 「更新されたファイルを8月24日までにお送りいただけますでしょうか。」
- “I was wondering if you had received the email sent on 8th May.” 「5月8日にお送りしたメールは届いておりますでしょうか。」
これらの表現は、ビジネスシーンにおける催促メールとしてよく使われるもので、しっかりと丁寧な形になっているので相手に不快感を与えることもありません。
ちなみに私は、期日を絶対に勘違いされたくないので、かならず「○○年〇月〇日〇曜日までにご返答を～」のように具体的に記載することを心がけています。（さすがに○○年の部分は書く必要ないのかもしれませんけど。笑）
基本的にはこれらをベースに、あなたのシチュエーションにあわせて、日にちなどを変えて使っていれば問題ないでしょう。
相手に早急な対応を促すときの、少しだけ強めの英語フレーズ
一度リマインドしても返事がまだ来なかったり、一刻も早く相手に対応をお願いしたいときなどは、どうすべきでしょうか。
ビジネスの世界ですから、焦ってしまって強すぎる言葉を使ってしまったり、ふさわしくない表現を使ってしまって相手に不快感を与えることのないよう注意が必要です。
これもいくつか候補はありますが、強めの催促で、かつ失礼のない表現としてはこの3つを押さえておけば間違いありません。
- “Could you reply to this as soon as possible?” 「なるべくお早めにお返事をいただけますでしょうか。」
- “Your prompt reply would be highly appreciated.” 「お早めにご返信をいただければ幸いです。」
- “Would you please give us a reply by tomorrow morning so that we can meet the deadline.” 「締め切りに間に合うよう、明日の朝までにご返答をいただけますでしょうか。」
これらの表現も、リマインドメールとして頻繁に使われるものですが、さきほどの3つの表現より少しだけ強いイメージになっています。
とはいえ、Would you~? などの丁寧な表現もきちんと取り入れられていますので、メールの相手に失礼ということはまったくありません。
さきほども書きましたが、私は期日についてはきっちり伝えたいタイプですので、as soon as possible (なるべく早く)よりも、by tomorrow morning や by August 24th などをよく使っています。
as soon as possible はよく ”asap” と省略されて使われます。 余裕があれば頭の片隅に置いておいてください。
急を要する場合や早急な対応をお願いしたいときは、これらの文章を使っていれば、ビジネスマナーもクリアしながら良いリマインドができるでしょう。
今回は、英語のビジネスメールにふさわしい催促表現をいくつか紹介しました。
リマインドの表現はたくさん種類がありますが、相手を不快な気持ちにさせないよう、丁寧な言葉選びを心掛ける必要があります。
あまり慣れていない方やどの表現を使っていいか迷ってしまう方でも、各シチュエーションにつき1種類でもしっかり使えれば、相手とより良い関係を築いていくことができます。
ぜひ今回紹介した中からいくつか、あなたのシチュエーションにあったものを選んで実際に使ってみてくださいね！