英語のビジネスメールで「了解しました」や「承知しました」って、どうやって書けばいいんだろう・・・
普段あまり英語でコミュニケーションを取ることがなかったり、ビジネス英語初心者の方は、このようにお困りではないでしょうか。
この記事を読めば、あなたのシチュエーションにふさわしい「了解しました」や「承知しました」というメールを送れるようになります。
これから紹介するフレーズは、海外ビジネスに長年携わっている私も頻繁に使っているものです。
その中から、お好きなものやあなたの場面にあったものを選んで、ぜひ使ってみてください。
ビジネスシーンに最適な、自然な英語のメールができますよ！
目次
英語のビジネスメールで「了解しました」「承知しました」と伝えるときのポイント
日本語と同じように、英語にも了承や承諾を表すフレーズはとても多くのパターンがあります。
ふさわしくない表現を使ってしまうと、相手を不快な気持ちにさせてしまうかもしれないので、気を付けなければいけません。
注意すべきポイントはいくつもありますが、初心者の方にまず気を付けてほしい点はこの1つだけです！
・何について「了解した」のかを明確にする
一番大事なのは、「何が分かったのか」や、「分かったから何をするのか」などを具体的に伝えるということです。
”Understood.”や”Noted.”だけでも意味的には問題ないですが、あくまで「分かった」だけでそれ以上の意味は含まれず、同意ではありません。
例えば、”Noted and we will get back to you asap.”のように、「了解（承知）しました、なるべくお早めに返答します。」と丁寧に返信することで、解釈の間違いを防ぐことができます。
日本語では「了解しました」だけで同意の意味が含まれることがほとんどですが、ビジネス英語ではあいまいな表現は思わぬトラブルにつながるので避けましょう。
これらのポイントをふまえて、実際に使えるフレーズ・表現を紹介していきます。
ビジネスシーンで使える「了解しました」「承知しました」の英語フレーズの基本形
いざ英語で「了解しました」「承知しました」と伝えようと思っても、たくさん候補がありすぎてどの表現を使えばいいのか難しいですよね。
実際、私も今までかなりの数の了承を表すフレーズを目にしてきましたし、あまり経験のない方は調べれば調べるほど迷ってしまうでしょう。
しかし、そんな初心者の方や、普段あまり英語のビジネスメールを送らないという人は、この1つだけを基本形として覚えておけば間違いありません。
”Well noted and ~ ○○.” 「了解（承知）しました、○○いたします。」
この表現は、英語のビジネスシーンにおける了承のフレーズとして、とてもよく使われるものです。
“Well noted.”だけで使われることも多いのですが、それだとあくまで「了解した」ことを伝えただけであり、あいまいな表現ゆえに後々トラブルになりかねません。
それに、やはりそれだけの返信だと、少しそっけない感じや気持ちがこもってないようなイメージを持たれてしまいがちです。
ですので、まずは well noted で了解した旨を表し、and より後ろに具体的な内容を補足して、何について「承知した」のかを明確にしましょう。
- “Well noted and I will get back to you asap” 「了解しました、なるべくお早めに返答いたします。」
- “Well noted and I will hand it in today.” 「了解しました、今日中に提出いたします。」
- “Well noted and we will let you know when it’s done. ” 「了解しました、完了したら連絡いたします。」
このように「Well noted + 具体的な内容」をあなたのシチュエーションにあわせて使っていれば、良いコミュニケーションが取れるでしょう。
日本語では、上司や取引先などには「承知しました」、同僚や部下などには「了解しました」と、立場によって表現を変えるのがマナーとされます。しかし英語では、相手との関係によって表現や言い方を変えなくてはいけないというルールはありません。
英語のビジネスメールで使える「了解しました」「承知しました」のより良い形
「Well noted + 具体的な内容」だけでもビジネスマナーとして十分に合格点ですが、より丁寧に伝えたいときはどうすべきでしょうか。
大事な相手なのでもう少し丁寧に返信をしたいときや、これだけでは短すぎるのでもう少し何か必要なんじゃないか、という場面は少なくないですよね。
これもいくつか候補はあるのですが、次の1文をプラスするだけで、非常に丁寧な返答になります。
“Thank you for your ~.” 「~ありがとうございます。」
詳しくは下記の記事にて紹介をしていますが、この表現はビジネスシーンにおけるお礼のフレーズとして鉄板のものです。
どうしても「了解しました」は英語でも味気ない返信になりがちですが、これを添えるだけでよりスマートで丁寧な印象を与えることができます。
ちなみに私も、取引先への了承を表す返信メールは必ずこの組み合わせで送るように心掛けています。
- “Thank you for your reply. Well noted and let us meet at 10am.” 「ご返信ありがとうございます。了解しました、10時にお会いしましょう。」
- “Thank you for your confirmation. Well noted and we will revise the document.” 「ご確認いただきありがとうございます。承知しました、資料を修正いたします。」
Thank you for ~ で相手への感謝を表し、Well noted で了承の意思を伝え、and 以下で具体的な内容を説明します。
この2文をセットで使えると、格段に良い・丁寧なコミュニケーションが取れ、相手との関係構築につながるでしょう。
今回は、英語のビジネスメールにふさわしい「了解しました」「承知しました」の了承に関する表現を紹介しました。
了承を表すフレーズはたくさん種類がありますが、スムーズなコミュニケーションが取れるよう、明確なメールを心掛ける必要があります。
どの表現を使っていいか迷ってしまう方や初心者の方などでも、今回の表現さえしっかり使えれば、相手とより良い関係を築いていくことができます。
ぜひ今回紹介した2種類から、あなたの使えそうな方を選んで実際のビジネスシーンで使ってみてくださいね。